Microsoft har utvecklat Office -paketet med olika applikationer inriktade på det dagliga arbetet för varje användare och därför har var och en en speciell design, så för användare som hanterar stora mängder data är Excel den perfekta lösningen för dem som måste utföra PowerPoint -presentationer är din allierade precis som Word för alla filämnen.
En av applikationerna som ingår i Office -paketet men som inte är installerad som standard är SharePoint, som vi kan få via olika betalningsplaner.
Vad är SharePointSharePoint har utformats med ett företags tillvägagångssätt för att skapa webbplatser, genom att implementera SharePoint kommer det att vara möjligt att använda det som en säker och central plats där vi kan lagra, organisera eller dela information med olika enheter för att komma åt information via en webbläsarwebb som Microsoft Edge, Chrome eller Firefox.
Uppgif.webpter i SharePointNågra av de uppgif.webpter som vi kan utföra i SharePoint är:
- Ladda upp filer till SharePoint -dokumentbiblioteket för att komma åt dem var som helst eller på vilken enhet som helst.
- Arbeta med andra användare på samma dokument och samtidigt i realtid.
- Öppna ett dokument i ett dokumentbibliotek.
- Dela dokument med fler användare.
- Skapa en teamplats.
- Dela olika webbplatser.
- Lägga till en lista eller ett bibliotek på din teamwebbplats och många fler åtgärder.
- En av de vanligaste uppgif.webpterna i SharePoint är att skapa arbetsflöden.
Här förklarar vi stegen för att skapa arbetsflöden inom SharePoint2021-2022 online. Vi lämnar dig också den här videohandledningen som ett komplement för att kunna skapa ett team eller en kommunikationssida i SharePoint Online.
1. Vad är ett arbetsflöde i SharePoint Online
SharePoint -arbetsflöden har skapats för att ge användarna möjlighet att samarbeta om dokument och därifrån hantera projektuppgif.webpter, vilket underlättar implementering av specifika processer i dokument, filer eller element på en SharePoint -webbplats.. På detta sätt fungerar arbetsflödet som en uppsättning automatiska uppgif.webpter för både dokument och objekt med hjälp av en sekvens av åtgärder eller uppgif.webpter som är relaterade till en affärsprocess.
Detta är i sin tur associerat med en affärslogik som bildar en uppsättning instruktioner där indikationer ges och alla åtgärder som kan påverka dokumentet eller elementet integrerat i arbetsflödet styrs. Ett arbetsflöde ger oss lösningar som:
- Kostnadsminskning.
- Förbättringar i tid för att samordna affärsprocesser.
- Visa, redigera eller tilldela en arbetsflödesuppgif.webpt till en eller flera användare.
Användningsområden för SharePointEn SharePoint -webbplats består av olika arbetsflöden som har utformats för att fungera i flera vanliga affärsscenarier:
- Samla feedback: Med detta flöde omdirigerar du ett dokument eller objekt till en grupp människor för att hitta dem och skicka deras kommentarer.
- Godkännande: Med detta flöde görs dokumentet eller objektet tillgängligt för en grupp människor för godkännande.
- Samla signaturer: Detta flöde leder ett Microsoft Office -dokument till en grupp människor för att samla in sina digitala signaturer.
- Tre stater: Det är ett speciellt arbetsflöde eftersom det kan implementeras för administrationsprocesser där det är nödvändigt att följa upp en eller flera volymer av frågor eller element, till exempel tekniska assistansincidenter, försäljningskampanjer etc.
- Publikationsgodkännande: Det är ett identiskt flöde som för godkännande, eftersom det automatiserar överföring av innehåll till expertanvändare för granskning och godkännande.
SharePoint -alternativTillgängligheten för ett flöde är associerad med platsen för webbplatsen och beroende på var det läggs till är några alternativ:
- Om ett flöde läggs till i en listinnehållstyp aktiveras detta flöde endast för objekt av samma innehållstyp i den associerade listan eller biblioteket.
- Om ett flöde läggs till direkt i en lista eller bibliotek är det bara tillgängligt för objekt i listan eller biblioteket i SharePoint
- Om vi lägger till ett flöde till en webbplatsinnehållstyp kommer det bara att vara tillgängligt för alla delar av den innehållstypen i listorna och biblioteken där en instans med det innehållet har lagts till.
- Om vi vill att ett arbetsflöde ska vara tillgängligt i alla listor eller bibliotek på en webbplats måste vi skapa ett webbplatsflöde.
Hur man skapar arbetsflöde i SharePointNu ska vi se hur man skapar ett arbetsflöde i SharePoint.
När du skapar ett arbetsflöde i SharePoint är Microsoft Flow integrerat för att konfigurera arbetsflöden för listor och bibliotek på både SharePoint Online -plattformen och OneDrive för företag.
Microsoft Flow har utvecklats för att automatisera uppgif.webpter mellan SharePoint och andra Office 365 samt tjänster från tredje part för att ta emot aviseringar, synkronisera filer, samla in data och fler uppgif.webpter. SharePoint -planen kan köpas på följande länk. Där väljer vi det alternativ som bäst passar våra behov.
2. Skapa arbetsflöde i SharePoint Online
Steg 1
För att starta den här processen går vi till följande länk och anger de referenser som skapades när du köpte SharePoint Online -planen:
Steg 2
Vi kommer att se följande:
Steg 3
Där väljer vi "SharePoint" och vi kommer att omdirigeras till följande fönster:
Steg 4
Där kommer det att vara nödvändigt att skapa en webbplats för att kunna tillämpa arbetsflödet, för detta klickar vi på knappen "Skapa en webbplats" så ser vi följande:
FÖRSTORA
Steg 5
Där definierar vi vilken typ av webbplats som ska skapas, i det här fallet väljer vi "Gruppsajt" och i nästa fönster definierar vi namn och sekretessinställningar för den:
FÖRSTORA
Steg 6
Klicka på Nästa och det kommer att vara möjligt att lägga till fler ägare, klicka på Slutför för att skapa webbplatsen:
FÖRSTORA
Steg 7
Därefter skapar vi en ny lista, för detta klickar vi på knappen Ny och där väljer vi Lista:
Steg 8
I nästa fönster tilldelar vi ett namn och en beskrivning av listan:
Steg 9
Klicka på Skapa för att slutföra skapandet av vår lista och vi kommer att omdirigeras till det här fönstret där vi kommer att se alternativen för den skapade listan:
FÖRSTORA
Steg 10
Högst upp på listan eller biblioteket som vi har skapat måste vi klicka på alternativet "Flöde" och sedan klicka på alternativet "Skapa ett flöde":
Steg 11
Genom att klicka där visas följande sidofält med olika mallar att använda i flödet som ska skapas. Vi kan klicka på raden "Se flöden" för att komma åt fler alternativ.
FÖRSTORA
NoteraVi kan välja de anpassade åtgärdsflödesmallarna längst ner i listan för att skapa ett flöde från grunden och enligt våra krav.
Steg 12
I det här fallet väljer vi mallen "Skicka ett e -postmeddelande" och vi omdirigeras till följande fönster där vi kommer att se Microsoft Flow -guiden:
Steg 13
Där klickar vi på knappen "Introduktion" för att acceptera licensvillkoren och komma åt Microsoft Flow.
NoteraOffice 365 -tjänster som SharePoint och Outlook tar automatiskt hand om att skapa anslutningarna.
Steg 14
Vi kommer att se följande:
FÖRSTORA
Steg 15
Baserat på det valda flödet visas alternativen, klicka på knappen "Skapa flöde" för att starta konfigurationsprocessen. Ett annat alternativ vi har är att gå till avsnittet "Mallar" och därifrån komma åt alla tillgängliga alternativ:
FÖRSTORA
Steg 16
Där kan vi klicka på önskad mall för flödet i SharePoint Online:
FÖRSTORA
Steg 17
När arbetsflödet har skapats kan vi gå till avsnittet "Mina flöden" för att se dess detaljer:
FÖRSTORA
Steg 18
I vissa mallar kommer det att vara nödvändigt att tillämpa någon typ av åtgärder på dem, till exempel har vi valt mallen "Skicka mig min plats via post". När vi väl har startat processen för att skapa flödet, är det första steget att ta känt som en trigger, som kommer att avgöra på vilket sätt flödet måste startas:
FÖRSTORA
Steg 19
I det här fallet anger vi ett e -postmeddelande i fältet "Skicka e -post" och klickar sedan på "Nytt steg" så kan vi definiera åtgärden som ska utföras. Kom ihåg att arbetsflödet kommer att utföra dessa åtgärder automatiskt enligt de kriterier som vi anger.
FÖRSTORA
Steg 20
En fördelaktig punkt med SharePoint är att det kommer att vara möjligt att kontrollera flödets integritet, för detta klickar vi på alternativet "Flödeskontroll" och vi kommer att kunna se både fel och varningar:
Steg 21
För att bekräfta att flödet fungerar korrekt klickar vi på knappen "Utför" och följande visas:
Steg 22
Där ser vi vilken typ av mall som väljs, liksom åtgärden som ska utföras, vi klickar på "Fortsätt" och vi kommer att se några ytterligare alternativ:
Steg 23
Klicka på "Utför flöde" för att utföra testerna och resultatet blir följande:
Steg 24
Om vi vill kan vi klicka på raden "Se flödesutförandeaktivitet" för att komma åt historiken för det valda flödet:
FÖRSTORA
Steg 25
Nu är den här mallen ansvarig för att skicka vår plats till e -postadressen, därför kommer vi att se följande i adressen som vi anger:
FÖRSTORA
3. Arbetsflödesalternativ i SharePoint Online
Steg 1
När vi väljer ett skapat flöde kan vi klicka på "Mer" -ikonen och utföra åtgärder som:
- Kör det valda flödet
- Dela det med andra användare
- Skapa en kopia
- Exportera den
- Lagra den som en mall
- Analysera det
- Ta bort den
Steg 2
Som vi kan se är varje alternativ komplett och praktiskt. Något att tänka på är viktigt för att hålla jämna steg med aviseringar, är alternativet att använda vår mobila enhet för att ta emot aviseringar eller redigera vissa parametrar, för detta kan vi ladda ner Microsoft Flow -applikationen i följande länkar. När vi har laddat ner och installerat måste vi konfigurera kontot som är kopplat till SharePoint för att ta emot aviseringar.
Med SharePoint -arbetsflödet integrerat med Microsoft Flow har vi många alternativ för administration och kontroll över relevanta aspekter av gruppsamarbete och varje webbplats eller bibliotek som skapas.
