De nuvarande meddelandeplattformarna ger oss flera lösningar för att utföra en korrekt administration, inte bara av e -post utan även av andra element som kontakter, möten, kalender och mer.
Just när det gäller möten och kalendrar är det viktigt att ha en lösning som gör att vi kan meddela alla kontakter om en viss händelse som vår frånvaro, ett viktigt budskap eller en påminnelse.
För detta har det automatiska svaret utvecklats på dessa plattformar så att när en användare skickar ett e -postmeddelande får de ett meddelande som indikerar att vi inte är tillgängliga under en viss tidsperiod och idag lär vi oss hur man skapar denna typ av svar både i Outlook som i Mail -appen inbyggd i Windows 10.
1. Skapa ett automatiskt svar i Windows 10 Mail -appen
Steg 1
För att utföra denna process i Mail, klicka på kugghjulsikonen längst ner i programmet och välj raden "Automatiska svar" till höger:
Steg 2
När du väljer den här raden visas följande fönster där vi kommer att konfigurera följande.
- Vi kan välja rutan "Skicka svar endast till mina kontakter" för att förhindra att det skickas till de hundratals e -postmeddelanden som vi ofta får.
- Aktivera omkopplaren "Skicka automatiska svar"
- Ange meddelandet som ska visas i fältet "Inom min organisation"
Steg 2
Vi ser följande, vi har två alternativ:
- Inom min organisation: Det här avsnittet skickar bara det automatiska svaret till användare inom domänen.
- Utanför min organisation: Med det här alternativet kan vi skicka svaret till alla användare.
2. Skapa ett automatiskt svar i Outlook 2016
Det här alternativet gäller versionen av Outlook på webben men inte i programmet som är integrerat med Office 2016 -paketet eller tidigare.
Steg 1
För detta kan vi logga in på följande länk:
Steg 2
När vi har loggat in klickar du på kugghjulsikonen bredvid vårt konto och i alternativen som visas väljer vi "Automatiska svar":
Steg 3
Genom att välja det här alternativet kan vi konfigurera följande:
- Aktivera rutan "Skicka automatiska svar".
- Aktivera rutan "Skicka svar endast under denna tid" och definiera datum och tidsintervall inom vilket svaren ska skickas till användare.
- Ange ditt meddelande
Steg 4
Vi kan notera att vi dessutom kan utföra uppgif.webpter som att blockera kalendern så att den inte är schemalagd inom detta tidsintervall, avvisa inbjudningar, skicka ett svar bara till vissa kontakter eller till alla i allmänhet.
När dessa punkter har definierats klickar du på OK för att spara ändringarna.
När vi nu får ett nytt e -postmeddelande kommer avsändaren att få det automatiska svaret enligt konfigurationen:
Vi har sett hur det är möjligt att upprätta den här typen av svar för att ge information till användare i ögonblick av vår frånvaro.
