Excel 2016 erbjuder oss en rad möjligheter att korrekt hantera data som finns där genom tabeller, funktioner och formler. Ett av de viktigaste alternativen som Excel 2016 erbjuder oss är möjligheten att dela dokumentet med andra för redigering eftersom detta ökar utformningen och hanteringen av lagrade data.
Det är därför den här gången Solvetic ger några tips att göra innan du delar ett kalkylblad i Excel 2016.
1. Uppdatera dokumentinformation
När du hanterar ett Excel 2016 -blad som andra användare har åtkomst till är det idealiskt att veta om de har gjort någon typ av ändringar utan att bli informerad.
När vi går till "Arkiv" -menyn kan vi se alla detaljer i det valda bladet, till exempel storlek, titel, etiketter, författare, skapelsedatum, ändringsdatum och mer. Genom att ha denna information är det lätt att avgöra om en användare har gjort några ändringar eftersom det kommer att visas vem och när de gjorde den.
2. Skapa en säkerhetskopia innan du delar
Detta steg är viktigt eftersom ändringar har gjorts och dessa har sparats, de kan inte återställas och alla ändringar kan utan tvekan påverka utformningen, hanteringen eller kontrollen av arkets data.
Det är viktigt att ha en kopia på din lokala dator eller i molnet. I den här knappen kan du se och köpa de bästa gratis molnlagringstjänsterna
3. Sök efter dolda ark
Steg 1
Ibland döljer vi blad i Excel 2016 för att undvika att redigera känslig data eller för administrativa uppgif.webpter.
Om vi vill kontrollera om det aktuella arket har dolda blad går du till "Start" -menyn, "Celler" -gruppen och där väljer vi alternativet "Format" / "Dölj och visa" / "Visa blad"
Steg 2
Detta öppnar ett nytt fönster där vi kommer att se namnet på det eller de dolda arken i Excel 2016. Klicka på "OK" så kommer arket att visas igen.
4. Definiera redigeringsbehörigheter för blad
Det är viktigt att vara tydlig med vilka användare som har tillgång till filen och vilka behörigheter de har i den, eftersom vissa användare med redigeringsbehörighet kan göra någon form av ändring av den.
I Excel 2016 kan vi fastställa två typer av behörigheter:
- Kan redigera: Ger den valda användaren full åtkomst till arket
- Kan visa: Med det här alternativet kan användaren bara se innehållet i arket men utan möjlighet att redigera det.
För att kontrollera vem som har tillgång till arket och vilken typ av behörigheter de har, klicka på "Dela" -knappen på höger sida och där visas informationen med respektive typ av behörighet.
Som vi kan se är de enkla steg men de tillåter oss att hantera de ark som ska redigeras korrekt.
